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Quelles sont les responsabilités d’un secrétaire assistant ? Découvrez les missions et les qualités d’un secrétaire assistant avec les experts de formation professionnelle EXEGO !

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mardi 16 avril 2024

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Secrétaire Assistant : Missions et Qualités

Mardi 30 août 2022

Quelles sont les responsabilités d’un secrétaire assistant ? Découvrez les missions et les qualités d’un secrétaire assistant avec les experts de formation professionnelle EXEGO !

Quelles sont les missions d’un secrétaire assistant ?

Un secrétaire assistant joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d’un service d’entreprise, d’une administration ou encore d’un cabinet d’avocats. Il s’occupe des missions variées, qui lui demandent à la fois une grande disponibilité et beaucoup de réactivité pour faire face aux multiples sollicitations des interlocuteurs internes et externes.

Si l’évolution de la bureaucratique et des outils informatiques facilite la gestion quotidienne de ses tâches, un secrétaire assistant doit tout de même présenter un sens du relationnel et une maîtrise de la langue française (écrite et orale) irréprochable. Ils demeurent en effet des fondamentaux dans l’exercice de sa fonction.

Quelles sont les activités d’un secrétaire assistant ?

Selon la structure où il exerce, les activités d’un secrétaire assistant peuvent varier et répondre à des exigences diverses. D’une façon générale, le secrétaire assistant est chargé de :

  • l’accueil des visiteurs et de répondre à leurs demandes
  • la gestion des appels téléphoniques (entrants et sortants)
  • la réception, rédaction et transmission des courriels et des e-mails
  • la gestion de l’agenda de ses responsables, de la préparation des voyages et des déplacements
  • l’organisation des réunions, prise en notes des échanges et rédaction des comptes rendus 
  • le tri et l'organisation de classement de documents et dossiers

Quelles sont les compétences et les qualités d’un secrétaire assistant ?

La fonction de secrétaire assistant nécessite une grande polyvalence, accompagnée de solides compétences administratives et organisationnelles. Celle-ci comprend :

  • la connaissance et la maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint) et Internet
  • le savoir de prendre de notes
  • la maîtrise parfaite de la langue française écrite et orale
  • la capacité de rédaction irréprochable
  • le savoir de hiérarchiser et classer des documents
  • le savoir de communiquer rapidement et efficacement
  • la maîtrise de l’anglais (voire une troisième langue) dans un environnement international

Formez-vous au métier de secrétaire assistant avec EXEGO !

EXEGO, spécialiste en formation professionnelle, vous aide pour devenir un secrétaire assistant. Nous vous proposons une formation complète de Secrétaire Assistant, vous délivrant une certification professionnelle R.N.C.P. et un titre professionnel de secrétaire assistant.

Notre formation de Secrétaire Assistant se déroule en continu (durée moyenne de 5 mois) ou en alternance (durée moyenne de 8 à 10 mois). L’objectif est d’acquérir les compétences nécessaires pour exercer le métier de secrétaire assistant :

  • Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités 
    • Produire des documents professionnels courants
    • Communiquer des informations par écrit
    • Assurer la traçabilité et la conservation des informations 
    • Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
    • Planifier et organiser les activités de l’équipe
  • Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines 
    • Assurer l’administration des achats et des ventes
    • Répondre aux demandes d’information des clients et traiter les réclamations courantes
    • Elaborer et actualiser des tableaux de suivi de l’activité commerciale
    • Assurer le suivi administratif courant du personnel

Devenez un secrétaire assistant grâce à la formation professionnelle EXEGO! Nous vous fournissons tous les clés en mains pour vous permettre de remplir vos objectifs professionnels et vous aider décrocher votre job de rêve !

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